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从时间安排入手,而非从计划开始
作者: 时间:2019/1/24 阅读:1042次
卓有成效的领导者并非没有弱点。比如,他们在行动力上可能比自己下属的员工稍弱一点,优秀的领导者往往精于头脑的运转,站在山顶策划全局。但是,这正是他比你强大之处。当一件事摆上日程时,他并不会急于工作和做计划,而是从时间安排上着手,最大地优化效率和利用时间。

这与一些人的常识是相悖的。许多人觉得,一件事放在面前,重要的是马上去做。不行动是不行的,不计划更不可以。如果你重复这个道理一百遍,它就坚定不移地成了你的人生信仰,你确信这是真理。但我告诉你,你错了。面对一件事,最重要的不是行动和计划,而是安排时间。

你首先要了解,应该由自己支配的全部时间是一种什么概念,然后考虑这些时间要如何使用。最后再根据需要重新安排,把那些既浪费时间而又不产生什么价值的工作取消掉。说白了,先考虑时间资源怎么安排,再去关注计划,否则你的计划很可能是一份无用的或者在行动开始后你才发现需要不断地重新修订的一个包袱。

你关注了时间,才能发现计划的根本问题。如此一来,你就能够将自己可以支配的很散碎的时间都组合起来,汇集成可以使用的时间单元。这是一名领导者展示效率的关键,他在这种细节的处理上体现出自己的情商能力,而不是制订了一份多么伟大的计划。

卢内斯作为纽约一家大机构的高级财务主管,他的心中十分清楚,自己在召集办公室会议时浪费掉了多少宝贵的时间。不管会议的内容是什么,他每次都把全部的直系下属叫来开会,每次的会议都会陷入冗长的拖沓中。前来参加会议的每一个人,他们非常看重这次讨论的机会,总是抓住机会提出问题,每个人都要提出一两个问题,煞有介事地严肃地讨论,事实上这种问题往往与会议的议程毫不相干,却没完没了地占用着会议的时间。

开始时他并未意识到问题的严重性,直到有一天,卢内斯问了一名下属后才恍然大悟,察觉到这是多么严重的问题。当然,下属们坦然承认这样的会议非常无聊,既浪费时间,又对工作无所帮助。

卢内斯这时发现,自己辛苦制订的计划,并没有在会议之后得以落实。他忽视了对时间的利用,最终在工作中受到了惩罚。

但是,当他意识到问题并决心改变时,事情就好办了。卢内斯开始用一种新的方式来处理自己的管理工作。比如他先在下属中传阅一份打印通知,上面写道:我已经邀请瑞恩、华莱士和洛克三位先生于星期三的下午两点前来会议室,讨论有关明年的预算拨款的事项,如果哪位在这方面有兴趣,或想参加讨论,欢迎前来参加会议。无论你是否参加会议,不久之后都会收到一份详细的讨论纪要,向你介绍会议所作出的决定,同时还会向你征求这些决定的意见。

他对会议的时间、参与者的时间都做了安排和分配。于是,原来由十多个人花半天时间研究的问题很快得到解决。最后他花了不到一个小时的时间,就把事情办完了,而且满足了每一名员工的实际心理需求。

我们在对时间的管理和安排过程中,要想制订出一份理想的计划,列举出这一天中的活动内容是远远不够的。你需要根据自身的情况,估算出你在可预计的一段时期内每项日程安排所需要的具体时间,再根据相应的时间的数量,对计划进行安排。

在做这件事时,我们不能过高地估计自己的工作效率,将太多的事情安排在很短的时间内,拥挤不堪,你会发现工作无法进行下去,计划不能顺利地进行。

 另外,你在进行时间安排的过程中,还有一种更为常见的可能性,就是你会发现每件事情都需要很长的时间,你不得不慷慨地把大段宝贵的时间分配出去,最后你发现时间根本不够用,因为事情太难做了,这意味着你要找人分担你的工作,招聘或者对能干的属下进行授权。

假如你白天已经忙得要死,如果有可能的话,我建议你利用前一天晚上睡觉之前的时间来完成这项重要的工作。根据心理学的理论,这个时间段最利于做计划,人们通常会在入睡之前将明天即将发生的事情在大脑中预演几遍,以此确保自己已经做好了迎接新一天的准备,判断、分析自己能在有限的时间做到和做好的事情,然后创造出一种心理上的潜在安全感,顺利地进入睡眠。

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